V dnešnom rýchlo sa rozvíjajúcom svete podnikania závisí úspech každej organizácie do veľkej miery od kvality a efektivity jej zamestnancov. Ako odborníci na ľudské zdroje chápeme, že získanie špičkových talentov je čím ďalej ťažšie, no stále to je len začiatok práce s novými ľuďmi. Rovnako dôležité je ich udržanie v tíme a následná starostlivosť. Jedným z kľúčových prvkov tohto procesu je dobre štruktúrovaný onboardingový a adaptačný program pre nových zamestnancov. V tomto blogu sa budeme venovať dôležitosti onboardingu a adaptácie.

Onboarding, ktorý sa často podceňuje, je proces, prostredníctvom ktorého noví zamestnanci získavajú potrebné vedomosti, zručnosti a správanie, aby sa stali produktívnymi členmi organizácie. Adaptácia sa na druhej strane zameriava na pomoc zamestnancom začleniť sa do firemnej kultúry a pracovného prostredia. Tieto procesy sú viac ako len papierovanie a orientačné stretnutia- sú to investície do budúceho úspechu vašich zamestnancov.

Čohovoria štatistiky?

Miera udržania zamestnancov vo firme: výskum Spoločnosti preriadenie ľudských zdrojov (SHRM) ukázal, že je pravdepodobnejšie, že 69 % zamestnancov zostane v spoločnosti aspoň tri roky, ak mali dobrú skúsenosť nástupom na novú pozíciu.

Zvýšenie produktivity nováčikov: štúdia spoločnosti Glassdoor hovorí, že v organizácie s dobre zvládnutým a prepracovaným systémom adaptácie dosahujú produktivitu nových zamestnancov o 70 %vyššiu, než firmy bez adaptácie.

Úspora nákladov: Náklady na fluktuáciu zamestnancov sú pre podniky významným problémom. Podľa prieskumu spoločnosti Work Institute zamestnávateľov stojí až 33 % ročného platu pracovníka prijatie náhrady za zamestnanca, ktorý odišiel počas adaptácie. Investovanie do nástupu a adaptácie môže tieto náklady výrazne znížiť.

Angažovanosť zamestnacov je čoraz častejšie skloňovaná téma. Prieskum spoločnosti Profesia realizovaného na vzorke 1000 respondentov z prvej polovice tohto roka ukázal, že 34% zamestnancov sa cítia spokojní a motivovaní. Až 39% zamestnancov deklaruje, že sú v práci demotivovaní a nespokojní. Dobre navrhnutý onboardingový a adaptačný program pomôže výrazne zvýšiť angažovanosť zamestnancov, čo vedie k lepšiemu výkonu a spokojnosti s prácou.

Zhoda s hodnotami firmy: V prieskume spoločnosti BambooHR sa zistilo, že 54 % zamestnancov, ktorí uviedli, že im nové zamestnanie hodnotovo nesedí, odišlo v priebehu prvého roka. Adaptačné programy pomáhajú zamestnancom zosúladiť sa s hodnotami a kultúrou organizácie, čím sa znižuje pravdepodobnosť predčasných odchodov.

Ľudský prvok: Je dôležité si uvedomiť, že za týmito štatistikami sú skutoční ľudia. Efektívny onboarding a adaptácia nie sú len ozaškrtávaní políčok, ale o tom, aby sa zamestnanci cítili cenení a vítaní. Pozitívna skúsenosť s nástupom môže viesť k trvalej lojalite a angažovanosti.

Kľúčové prvky efektívneho nástupu a adaptácie

Jasné očakávania: Uistite sa, že noví zamestnanci od začiatku rozumejú svojim úlohám, povinnostiam a očakávaniam v oblasti výkonu. Na druhej strane je dôležité poznať očakávania vašich nových zamestnancov a dať ich do súladu s pracovnou pozíciou, na ktorú sú prijatí.

Správne vedenie nováčika: Prideľte mentora alebo buddy-ho, ktorí budú nových zamestnancov sprevádzať ich počiatočnými fázami a poskytnú im pocit podpory a spolupatričnosti, vysvetlia im vzťahy a prevedú ich prvými dňami na pracovisku.

Adaptačný manuál: majte pripravený materiál, ktorý nováčika prevedie prvými mesiacmi. Adaptačný manuál je skvelý pomocník pre nového zamestnanca a mal by obsahovať informácie dôležité pre rýchle zorientovanie sa na novom pracovisku a popis jednotlivých krokov adaptačného programu.

Školenie a rozvoj: majte pripravený a jasne popísaný systém vzdelávania a to tak teoretického ako aj praktického. Vysvetlite ho nováčikovi a ubezpečte sa, že tomuto systému rozumie a je s ním ok.

Spätná väzba a komunikácia: Vytvorte si priestor na dostatočne otvorenú komunikáciu s nováčikom a poskytujte mu  pravidelnú spätnú väzbu, aby ste sledovali jeho pokroky. Pravidelné dávanie spätnej väzby je často podceňovaným faktorom, ktorý môže zohrať kľúčovú úlohu pri tom, či nováčik prežije skúšobnú dobu a prvý rok vo firme. Jednoducho povedané, keď sa vám niečo páči – povedzte mu to, ak sa vám niečo nepáči – tiež mu to povedzte. A samozrejme, pýtajte si spätnú väzbu od nováčika, môžete sa veľa dozvedieť a načerpať inšpiráciu.

A ako vnímajú v Trigone adaptáciu naši nováčikovia Adriana a Samo?

Adriana Briššová:

„Z môjho pohľadu je adaptácia veľmi dôležitá aj zo strany zamestnanca aj zamestnávateľa. Počas adaptácie sa spoznávajú obidve strany navzájom a je dôležité aby pocity a dojmy boli na oboch stranách pozitívne. Je dôležité aby zamestnanec cítil podporu zo strany nadriadených a kolegov, aby bol začlenený do kolektívu a oboznámený s prácou a aktivitami ktoré ho čakajú počas dňa. Mne osobne pomáha podpora zo strany kolegov, snažím sa okoliu pomôcťa snažím sa pozitívne pôsobiť na svoje okolie. Kolektív a ochotní kolegovia sú základ pre adaptáciu nového kolegu. Mne osobne veľmi pomáha keď dostanem dôveru, pretože si ju vážim a potom sa snažím o to viac nároky a dôveru nesklamať, práve naopak spraviť všetko pre to aby som uspela a ukázala že dôveru mám zaslúžene.

Ďalším dôležitým bodom a čo mne osobne pomáha je určiť si ciele , vedieť čo chcem spraviť a splniť krátkodobo (to znamená že čo by sommala vedieť a čo by som mala stihnúť tento mesiac , tak isto do 3 mesiacov kdeby som mala byť čo sa týka samostatnosti a cieľov a tak isto aj dlhodobejší cieľ, že keď budem pokračovať systematicky tak kde by som vedela byť o rok.) Toto je pre mňa dôležité z pohľadu motivácie, ktorú tiež považujem za dôležitý bod adaptácie. Pokiaľ je zamestnanec motivovaný počas adaptácie, skôr sa začlení do pracovných aktivít a tak isto aj do kolektívu na koľko bude chcieť stále napredovať.

Najlepšie ako sa ja viem adaptovať na nové pracovné aktivity je praxou. Aj z minulých skúseností môžem povedať že teoreticky sa nedá nič naučiť tak dokonale ako tým keď si to reálne vyskúšame a čím viac krát to spravíme, tak stále to budeme vedieť lepšie. Prirovnám to k mojej skúsenosti so športom (čím viac krát som kopla do lopty , tým dokonalejší kop to bol). Keď človek niečo robí prvý krát, nie je to dokonalé ale keď to už spraví piatykrát, je to oveľa lepšie, pre to pre mňa nie je lepší spôsob učenia ako učenie vpraxi.

Samozrejme ku každej adaptácii patria aj obavy , z toho čo ma čaká a či to zvládnem a budú so mnou kolegovia spokojní, no mne pomáha to,že si stále verím a som odvážna. Vždy si poviem, že čo najhoršie sa mi môže stať a prídem na to že sa nemám čoho báť. Je normálne mať stres a obavy, ale vždy si treba veriť a snažiť sa :)“

Samuel Tatliak:

„Každá organizácia má svoju vlastnú kultúru. To zahŕňa hodnoty organizácie, spôsob komunikácie medzi ľuďmi, pravidlá obliekania, pracovný čas a ďalšie aspekty. Naučiť sa fungovať v tejto novej kultúre je potrebné hlavne pre efektívnu spoluprácu v novom tíme. Je dôležité rešpektovať ostatných a ich fungovanie. Z toho ako zapadnem do novej kultúry som mal obavy hlavne kvôli vekovému rozdielu, lebo ten človek neoklame. Napriek týmto obavám, som si uvedomil, že vytváranie pozitívnych vzťahov s kolegami a nadriadenými je neoddeliteľnou súčasťou adaptácie. Môže tozahŕňať učenie sa pracovať s novým tímom, pochopenie tímovej dynamiky a zapadnutie do spoločenských aktivít alebo stretnutí.

Každá spoločnosť má svoj vlastný súbor štandardných postupov a pravidiel. To môže zahŕňať všetko od špecifických metodológií projektového manažmentu až po všednejšie, ale rovnako dôležité aspekty, ako jenapríklad vyplnenie časového výkazu alebo žiadosť o ročnú dovolenku. Osvojenie si týchto procesov vyžadovalo moju flexibilitu, pretože každá spoločnosť má svoje vlastné, unikátne nastavenie procesov.

Mnoho úloh v novej práci vyžaduje použitie špecifických softvérových nástrojov alebo technológií. Spoločnosť môže napríklad používať určité nástroje na riadenie projektov, softvér na spoluprácu alebo databázy. V mojej adaptácii som sa učil pracovať s novým softvérom v ktorom som nikdy predtým nerobil, ale keďže s počítačmia s rôznymi inými softvérmi pravidelne pracujem už niekoľko rokov takmi toto nerobilo žiadny problém.

Zmena vždy prináša určitý stupeň stresu, čo je úplne prirodzené. Každý prichádza do novej práce z iného prostredia - niekto z inejpráce, iný je čerstvým absolventom a niekto možno ešte stále študuje. Tieto zmeny môžu byť náročné a stresujúce, čo je potrebné brať do úvahy pri adaptácii. Napriek týmto výzvam sa snažím pristupovať k novým situáciám spozitívnym postojom a vďaka podpornej atmosfére medzi mojimi novými kolegami,som nezažil veľký stres.

Obavy som nemal zo začiatku, ale pomaly začínajú vznikať, keď sa vlak poriadne rozbieha. Či budem dosť dobrý? Či zvládnem byť výkonný dlhodobo, alebo či sa na niečom nezaseknem. Aj takéto myšlienky ma niekedy trápia, ale snažím sa im nevenovať priveľkú pozornosť. V každej novej situácií môžeme cítiť neistotu alebo strach. Takéto pocity sú normálne a bez nich by sme neboli ani ľudia, no je dôležité s nimi pracovať.

Čo dodať na záver?

Ako odborníci v oblasti ľudských zdrojov sme zodpovední za to, aby sa noví zamestnanci cítili na novom pracovisku dobre a bola to pre nich pozitívna skúsenosť. Okrem jednoznačných benefitov vo forme vyššej produktivity, zníženia fluktuácie a zvýšenia angažovanosti zamestnancov, sekundárnou motiváciou (alebo primárnou?) by malo byť budovanie dobrého mena firmy na pracovnom trhu. A tomu najlepšie napomáhajú pozitívne referencie od zamestnancov.  

Ak zvažujete prehodnotenie svojho adaptačného programu alebo stále váhate, či takýto program zaviesť u vás vo firme, radi vám poskytneme náš odborný pohľad na túto tématiku.“

‍